La défense passe du papier au numérique

Collecte et sauvegarde des données de maintenance avec DO-MAINT

En mai, l'application 'DO-MAINT' a été déployée dans différents départements de l'armée néerlandaise. Il s'agit du premier résultat d'un projet global visant à remplacer les fiches d'instructions de travail en papier par une solution numérique. Derrière ce projet, le Major Stephan Wildenberg, a un avis bien tranché: "L'application permet d'économiser du temps et de l'argent, de manière directe et indirecte. Il a été développé de telle sorte qu'il peut être utilisé immédiatement sans instruction, et offre des avantages pour les utilisateurs, les mécaniciens et la direction."

Young mechanics

L'officier d'état-major Stephan Wildenberg est connu au sein du ministère de la défense comme un innovateur. C'est quelqu'un qui veut aider l'organisation à aller de l'avant, notamment grâce à des innovations techniques. Ce faisant, il est bien conscient de l'impact des changements sur les gens.

"En 2016, nous avons lancé une plateforme au sein du Service du matériel des armées, 'Young mechanics'", indique-t-il. "Sur celle-ci, le personnel technique de l'armée, principalement jeune, donne son avis sur les solutions et les systèmes que nous utilisons parfois depuis des années et qui pourraient être optimisés et plus intelligents."

L'utilité de cette plateforme est vite apparue. Par exemple, des commentaires fondés ont été formulés sur l'utilisation des 'formulaires roses' dans le service de maintenance, officiellement appelés IWK (inspection work cards). Ces IWK ont été créés il y a longtemps pour que tous les équipements auxiliaires - des tronçonneuses aux véhicules - soient correctement entretenus. Lors des contrôles périodiques, les utilisateurs remplissent les papiers et cochent les points de contrôle. Un travail de titan, étant donné qu'il existe facilement 1.500 types d'équipement au sein de la Défense.

le papier et ses limites

Les jeunes géomètres techniques ont été clairs: donner des instructions sur papier et devoir noter manuellement les résultats est dépassé. Les inconvénients concrets (numériques) ont été clairement énumérés:

• Les informations figurant sur le formulaire ne sont souvent pas suffisantes pour effectuer l'entretien correct;
• Les informations sont souvent obsolètes car leur révision régulière prend trop de temps et est donc trop coûteuse;
• Les formulaires ne sont pas toujours remplis par le personnel d'entretien et ne sont pas toujours faciles à lire.

Développement

Wildenberg: "Il était clairement temps de se numériser, et nous avons choisi de développer l'application. Pour moi, il y avait deux groupes cibles centraux. Tout d'abord, l'utilisateur, qui doit pouvoir travailler avec le produit sans effort, et de préférence sans instructions. Une utilisation simple et intuitive dont les avantages sont évidents. Si vous n'êtes pas en mesure de répondre à cette exigence, une partie de votre personnel n'utilisera pas l'application, ou ne l'utilisera pas de manière optimale, et vous manquerez votre objectif. Ensuite, l'application dispose également d'une fonction pour le superviseur ou l'encadrement supérieur. Collecter des données, les stocker puis les analyser, permet d'obtenir des informations à partir desquelles des décisions opérationnelles, voire stratégiques, peuvent être prises."

DO-MAINT est l'abréviation de Digital Support - Materiel Inspection Tool

JIVC

La solution de maintenance numérique a été développée en coopération avec le Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), la société informatique de la Défense responsable de tous les moyens de communication au sein de la Défense. Wildenberg: "C'était formidable de voir que de plus en plus de parties se sont jointes au développement de la première 'application test'. À la mi-mai, cela a conduit à l'introduction d'une première version de DO-MAINT à la 112e Compagnie blindée et au Commando auxiliaire Command & Control (C2OstCo)".

Utilisation initiale

Selon M. Wildenberg, l'application a été très bien accueillie par le personnel (de maintenance). "L'utilisation est simple et pratique. Tout comme sur l'IWK, ils trouvent dans l'application une liste de points d'inspection par article. Mais grâce à son caractère numérique, vous pouvez également rechercher des informations supplémentaires en cas de besoin, via un lien vers, par exemple, un manuel d'entretien ou une vidéo d'instruction.

Le commandant peut voir simultanément les tâches de maintenance effectuées, tandis que le groupe de maintenance peut rapidement se faire une idée des défauts constatés. L'application guide l'utilisateur tout au long du processus et effectue les contrôles en arrière-plan. Un autre aspect important est que le travail effectué est enregistré numériquement - sous une forme lisible. En outre, tout le monde passe par tous les points exactement de la même manière, ce qui permet d'analyser les données de manière plus efficace et plus fiable."

un solide gain de temps et d'argent

En définitive, l'application permet à la Défense d'économiser du temps et de l'argent, directement et indirectement. Les économies directes résident dans le fait que les mécaniciens peuvent faire leur travail plus rapidement et plus efficacement. Indirectement, les avantages découlent d'une meilleure maintenance. Grâce à l'application, il est difficile de sauter des points de contrôle et le mécanicien lui-même peut notifier la nécessité d'interventions supplémentaires directement au service de planification. Y compris les matériaux nécessaires à cet effet. L'efficacité augmente également la fiabilité et la disponibilité de l'équipement.

Wildenberg: "Toutes les deux semaines, nous organisons une 'session d'amélioration du sprint'. Les utilisateurs et les mécaniciens peuvent y donner leur avis sur les résultats de l'application. Cela a déjà donné lieu aux premiers changements, tels que des boutons plus grands pour les personnes ayant des mains et des doigts plus larges. Cela semble être une petite chose, mais cela fait vraiment une différence pour cet utilisateur."

données libérées

Actuellement, toutes les données sont stockées dans le réseau pour les employés des ministères de la défense. À terme, l'intention est de créer un lien avec le programme SAP de maintenance et de préparation de la défense. Cela permettra d'indiquer encore mieux et automatiquement si un équipement ou un véhicule doit être entretenu.

"En outre, les ingénieurs ont tout loisir de stocker et de partager leurs observations. Souvent, les gens ont la connaissance d'un dysfonctionnement ou d'autres problèmes liés à la maintenance. Ce sont des informations précieuses pour optimiser la disponibilité et la fiabilité de l'ensemble des équipements", explique M. Wildenberg.

portée au sein de la défense

Entre-temps, l'attention portée à DO-MAINT a également été reprise par une unité de l'armée de l'air. Le capitaine Sten van Mil est chef de l'unité responsable des produits (HPVE) Mécaniques au 942e escadron de l'Air Mobility Command depuis 2018. Comme dans le reste de l'armée de l'air, on utilisait des cartes d'inspection pour le travail sur papier. En cherchant une solution, il est tombé sur l'application et a tout de suite été conquis.

Van Mil: "Lors d'une journée de démonstration au 942e, nous avons laissé plusieurs ingénieurs - non préparés - installer l'application sur leur téléphone. Puis ils se sont mis au travail. Les réactions ont été positives et se sont accompagnées d'un grand nombre d'idées d'extension et d'amélioration. L'armée de l'air a également été mise à contribution pour développer la mise en œuvre de l'application."

Wildenberg est satisfait: "Le fait que d'autres unités adoptent également DO-MAINT nous donne encore plus de soutien pour continuer à développer et à optimiser l'application pour tous les services de maintenance possibles au sein de la Défense."

Crédit photo: Mediacentrum Defensie