Defensie stapt over van papier naar app

Onderhoudsdata verzamelen én bewaren met DO-MAINT

In mei is bij diverse afdelingen van de Nederlandse Landmacht de app 'DO-MAINT' in gebruik genomen. Het is het eerste resultaat van een omvangrijk project waarmee de papieren werkinstructiekaarten zijn vervangen door een digitale oplossing. Initiatiefnemer majoor Stephan Wildenberg is duidelijk: "De app bespaart direct én indirect tijd en geld. Hij is zodanig ontwikkeld dat hij zonder instructie direct is in te zetten en biedt daarbij voordelen voor zowel gebruikers, monteurs als het management."

Young mechanics

Stafofficier Stephan Wildenberg staat defensiebreed bekend als innovator. Hij is iemand die vanuit de Landmacht de organisatie vooruit wil helpen door onder andere technische innovaties. Daarbij is hij zich goed bewust van de impact van veranderingen op 'de mens'.

"In 2016 zijn we binnen de Landmacht materieeldienst gestart met een platform 'young mechanics'", geeft hij aan. "Hierin geven vooral jonge technische landmachters feedback op de oplossingen en systemen die wij soms al jarenlang gebruiken en die wellicht beter en slimmer kunnen."

Het nut van dit platform werd al snel duidelijk. Zo is er gefundeerd commentaar gekomen op het gebruik van 'de roze formulieren' bij de onderhoudsdienst die officieel IWK’s heten: inspectiewerkkaarten. Die IWK’s zijn lang geleden in het leven geroepen om alle ondersteunende middelen – van kettingzaag tot voertuig – het juiste onderhoud te geven. Bij periodieke inspecties vullen gebruikers de papieren in en vinken ze de inspectiepunten af. Een hele klus, aangezien er binnen Defensie al snel 1.500 soorten zijn te onderscheiden.

Beperkingen VAN PAPIER

De jonge technische landmachters waren duidelijk: instructies op papier uitgeven en de bevindingen handmatig moeten opschrijven, is niet meer van deze tijd. Daarbij werden de concrete nadelen duidelijk (digitaal) op een rijtje gezet:

• De informatie op het formulier is vaak niet toereikend om het juiste onderhoud uit te voeren;
• De informatie is vaak verouderd, omdat het te veel tijd kost en dus te duur is om het regelmatig te herzien;
• Het invullen van de formulieren door onderhoudsmedewerkers gebeurt niet altijd volledig en is daarnaast niet altijd goed te lezen.

Ontwikkeling

Wildenberg: "Het was duidelijk tijd om te digitaliseren, waarbij we kozen voor de ontwikkeling van de app 'DO-MAINT'. Daarbij stonden voor mij twee doelgroepen centraal. Als eerste de gebruiker die moeiteloos, en het liefst zonder instructies, direct met de app moet kunnen werken. Zodanig eenvoudig en prettig dat de voordelen direct duidelijk zijn. Wanneer je niet in staat bent aan deze eis te voldoen, zal een deel van je mensen de app niet of niet optimaal gebruiken en ga je je doel voorbij. Daarnaast heeft de app ook een functie voor de leidinggevende of het hoger management. Data verzamelen, opslaan en vervolgens analyseren, levert informatie op waarmee operationele of zelfs strategische beslissingen te nemen zijn."

DO-MAINT staat voor Digitale Ondersteuning - Materieel Inspectie Tool

JIVC

De digitale onderhoudsoplossing is ontwikkeld in samenwerking met het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC); het IT-bedrijf van Defensie dat verantwoordelijk is voor alle communicatiemiddelen binnen Defensie. Wildenberg: "Het was mooi om te merken dat er steeds meer partijen aanhaakten tijdens de ontwikkeling van de eerste 'demo-app'. Dit leidde half mei tot de introductie van een eerste versie van DO-MAINT bij 112 Pantsergeniecompagnie en het Command & Control Ondersteuningscommando (C2OstCo)."

Eerste gebruik

Volgens Wildenberg is de app uitstekend opgepakt door de (onderhouds)medewerkers. "Het gebruik is eenvoudig en praktisch. Net als op de IWK vinden ze in de app per item een lijst met inspectiepunten. Door het digitale karakter kun je echter ook extra informatie opzoeken wanneer dit nodig is, via een link naar bijvoorbeeld onderhoudshandleiding of een instructiefilmpje.

De commandant kan gelijktijdig zien welk onderhoud is uitgevoerd, terwijl de onderhoudsgroep snel inzicht krijgt in de geconstateerde gebreken. De app begeleidt de gebruiker door het proces en voert op de achtergrond controles uit. Ook belangrijk is dat de uitgevoerde werkzaamheden digitaal – leesbaar – worden vastgelegd. Bovendien doorloopt iedereen alle punten precies op dezelfde manier, waardoor je data efficiënter en betrouwbaarder kan analyseren."

Tijd en geld besparen

Uiteindelijk bespaart de app Defensie tijd en geld; zowel direct als indirect. De directe besparingen zitten in het feit dat monteurs sneller en efficiënter hun werk kunnen doen. Indirect liggen de voordelen op het vlak van beter onderhoud. Door de app wordt het immers lastig om inspectiepunten over te slaan en bovendien kan de monteur zelf eventueel aanvullende werkzaamheden direct doorgeven aan de planning. Inclusief de materialen die hiervoor nodig zijn. De efficiëntie verhoogt daarbij tevens de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van het materieel.

Wildenberg: "Elke paar weken houden we een zogenaamde 'sprint verbetersessie'. Hierin kunnen de gebruikers en monteurs hun bevindingen over de app terugkoppelen. Dit heeft inmiddels al geleid tot de eerste wijzigingen, zoals grotere knoppen voor mensen met wat grotere handen en vingers. Het lijkt een kleinigheid, maar maakt absoluut het verschil voor juist die gebruiker."

Ontsluiten van data

Op dit moment worden alle data opgeslagen in het netwerk voor medewerkers van de defensieonderdelen. Uiteindelijk is het de bedoeling om een koppeling te maken met het defensie onderhouds- en gereedstellingsprogramma SAP. Op die manier is nog beter en automatisch te zien of er een stuk gereedschap, apparaat of voertuig aan onderhoud toe is.

“Daarbij komt dat monteurs alle mogelijkheden hebben om hun bevindingen op te slaan en te delen. Vaak zit de kennis over een storing of ander onderhoudsgerelateerde zaken bij de mens. Dat is waardevolle informatie om de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van al het materieel te optimaliseren", geeft Wildenberg aan.

Defensiebreed

Inmiddels is de aandacht voor DO-MAINT ook opgepikt door een eenheid van de Luchtmacht. Kapitein Sten van Mil is sinds 2018 Hoofd Product Verantwoordelijke Eenheid (HPVE) Mechanica bij 942 Squadron van het Air Mobility Command. Net als de rest van de Luchtmacht werd ook hier gebruikgemaakt van papieren werkinspectiekaarten. Bij de zoektocht naar een oplossing kwam hij in aanraking met de app en hij was direct enthousiast.

Van Mil: "Tijdens een demonstratiedag bij 942 hebben we een aantal monteurs – onvoorbereid – de app op hun telefoon laten installeren. Vervolgens zijn ze aan de slag gegaan. De terugkoppeling is positief en ging gepaard met een groot aantal ideeën voor uitbreiding en verbetering. Hiermee is de Luchtmacht eveneens aangehaakt om de implementatie van de app verder te ontwikkelen."

Wildenberg is tevreden: "Het feit dat ook andere eenheden DO-MAINT oppakken, geeft nog meer draagvlak om de app verder uit te bouwen en te optimaliseren voor iedere mogelijke onderhoudsafdeling binnen Defensie."

Foto's: Mediacentrum Defensie