een turnaround uitvoeren in 5 stappen
Op naar een hogere productiviteit
Zelfs bij perfect onderhoud van een machine blijft het een feit dat deze in de loop der jaren langzaam verliest aan productiviteit en betrouwbaarheid. Het is dan ook cruciaal om eens in de zoveel tijd groot onderhoud te verrichten om de machines weer zo goed als nieuw te laten functioneren. Om dit proces in goede banen te leiden, het zo vlot mogelijk te laten verlopen en het binnen budget te houden is een gedegen Turnaround Management strategie nodig.
In de praktijk blijkt dat veel bedrijven dit niet op orde hebben. Het gevolg is dat turnarounds vaak aanzienlijk langer duren dan gepland en de productie lang stilvalt. Ook worden vaak niet alle te-verrichten handelingen in kaart gebracht. Essentieel dus om een plan op te stellen voordat het te laat is. Hieronder leid ik u door de 5 stappen van het turnaround proces.
1. Scoping
In deze eerste fase wordt vastgesteld welke werkzaamheden er verricht moeten worden. Welke machines worden aangepakt? Wat moet er precies gebeuren met elke machine? Binnen welk tijdsbestek moeten de werkzaamheden verricht zijn? Wat is het budget? Wat zijn de beoogde doelen? Door deze en andere zaken vooraf helder in kaart te brengen voorkomt u onnodige kosten en problemen bij de uitvoering.
In deze fase is het van belang de gehele situatie in kaart te brengen en zoveel mogelijk informatie te verzamelen over de huidige staat van zaken. Hiervoor is het van belang de valkuilen te kennen en hierop te anticiperen. Het is onmogelijk om alle valkuilen hier te behandelen, maar in de praktijk komen de volgende 3 situaties vaak voor:
- Vaak kijkt men té specifiek naar de machine(s) zelf en de onderdelen die gerepareerd dan wel vervangen moeten worden. Hierbij kan het grotere plaatje uit het oog verloren worden, wat leidt tot inefficiënte projecten.
- Het tegenovergestelde komt ook regelmatig voor: In een poging overzicht te houden zoomt men te veel uit. Hierdoor kunnen bepaalde onderdelen of processen over het hoofd gezien worden, waardoor het hele project in het uiterste geval het doel voorbijschiet.
- Een ander groot probleem is informatie. Weten uw operators bijvoorbeeld waar zij op moeten letten om de staat van een machine in te schatten? Hoe nauwkeurig is de data op het gebied van productiviteit? Zonder dit soort data is het vaak tasten in het duister.
2. Voorbereiding
Als u ooit eerder een turnaround meegemaakt heeft, bent u zich bewust van de enorme hoeveelheid werk die hierin zit. Voor een succesvol project moeten vele partijen met elkaar samenwerken en communiceren. Denk hierbij aan de leveranciers van de onderdelen, het transport hiervan en de verschillende teams binnen de organisatie. Daarnaast moet alle data overzichtelijk gemaakt worden om vervolgens de voorbereidingen te treffen. Deze voorbereiding voorkomt dat de productie langer stilvalt dan absoluut noodzakelijk. Om deze redenen duurt deze stap maanden tot meer dan een jaar om uit te voeren!
In deze stap van het proces kan met name de communicatie een groot probleem vormen. Je werkt samen met vele partijen, wat het per definitie chaotisch maakt. Informatie en data zijn hierbij cruciaal. Hoe meer orde u hierin kunt scheppen, des te soepeler de communicatie zal verlopen.
3. Uitvoering
Dit is het moment waar al deze tijd naartoe gewerkt is. Vergeleken met de voorgaande stappen is de uitvoeringsfase kort. Afhankelijk van de grootte van het project kan dit een dag tot enkele weken zijn. Alles komt hier samen en de werkzaamheden moeten snel uitgevoerd worden om onnodig verlies van productiviteit en omzet te voorkomen. Dit is over het algemeen een extreem hectische periode. Des te beter de voorbereiding, des te minder onaangename verrassingen in deze fase.
Ook in deze stap zijn er allerhande zaken die mis kunnen gaan. Vanwege de hectiek in deze fase van de turnaround komt veel druk te liggen bij de (project)managers. De juiste kennis, ervaring & organisatorische vaardigheden geven hier de doorslag. Om enkele voorbeelden te geven:
- Wat doet u wanneer twee teams tegelijkertijd op één plaats aan de slag willen of wanneer meerdere teams juist op elkaar moeten wachten?
- Hoe voorkomt u onnodige stilstand wanneer een leverancier belt dat de levering van essentiële onderdelen een dag vertraagd is?
- Bent u in staat het overzicht te houden tussen alle verschillende werkzaamheden en kunt u mensen hierop aansturen? Kunt u iedereen tijdig voorzien van de juist informatie om fouten en vertraging te voorkomen?
- Hoe bewaakt u de veiligheid tijdens het gehele proces?
4. Test & Opstart
Het grootste gedeelte van het werk is op dit moment klaar, maar de turnaround is zeker nog niet voorbij. Deze stap in het proces krijgt vaak te weinig aandacht wat leidt tot storingen, verlies van productie en bedrijfsongevallen. Dit is het punt waar langzaam maar zeker de werkzaamheden worden opgepakt door de operators, onder het toeziend oog van de technische dienst.
Een van de grote gevaren hier is de veiligheid. Juist na de turnaround blijkt dat er veel ongelukken gebeuren. Aan de ene kant, omdat er in veel gevallen wijzigingen zijn in de procedures en werkwijzen. De operators moeten hierin getraind worden. Aan de andere heb je te maken met veel nieuwe data die vaak nog niet bevestigd is, wat later tot problemen kan leiden.
5. Evaluatie
Deze laatste stap vindt plaats in de eerste paar weken na de turnaround. Er is meer data beschikbaar uit de hervatte productie. De taak is nu om deze gegevens te analyseren, conclusies te trekken, deze te communiceren naar belanghebbenden en lessen uit het hele proces te trekken voor de volgende keer.
Zijn de gestelde KPI’s gehaald? Produceren de aangepaste machines naar verwachting? Waar zaten de bottlenecks? Welke taken of werkzaamheden hebben meer gekost of langer geduurd dan gepland? En wellicht het belangrijkste in deze fase: heeft u gedurende het hele proces de benodigde informatie en data verzameld om deze vragen accuraat en met zekerheid te beantwoorden? Zo niet, hoe optimaliseert u het proces dan voor de volgende keer?
Turnarounds in goede banen leiden
Zoals je ziet komt er nogal wat kijken bij een turnaround. Voor veel industriële bedrijven valt een turnaround onder de meest complexe, kritieke en omvangrijke projecten. In de praktijk gaan veel van deze projecten (ver) buiten het budget en duren deze langer, omdat er te weinig professionals zijn met de kennis en ervaring om een turnaround in goede banen te leiden.
Daarom verzorgt IMF Academy de praktijkgerichte 5-daagse training Shutdown & Turnaround Management. Naast een gedegen theoretische basis lost u samen met uw medecursisten verschillende cases op, waardoor u na afloop van de training onmiddellijk zelf aan de slag kunt binnen uw eigen organisatie. De eerstvolgende training start op 5 december.
Klik hier voor meer informatie en schrijf u direct in!
